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Warum E-Mail-Archivierung?

 Es gibt viele Gründe, um E-Mail-Archivierung im Unternehmen einzusetzen.
Zum einen existieren gesetzliche Vorschriften, wie E-Mails aufzubewahren sind; andererseits ergeben sich auch für das Unternehmen selbst Vorteile aus der professionellen Archivierung von E-Mails.

Rechtliches

Geschäftliche E-Mails werden als Handelsbriefe betrachtet, sobald sie der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen.  Nach §238 Abs. 2 HGB (Handelsgesetzbuch) gilt:

“Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.”

Handelsbriefe sind nach §147 AO (Abgabenordnung) sechs Jahre aufzubewahren.  Enthalten E-Mails jedoch beispielsweise Rechnungen, Buchungsbeläge oder Jahresabschlüsse, sind sie sogar zehn Jahre aufzubewahren.
Grundsätzlich müssen alle E-Mails mit steuerrechtlich relevanten Inhalt in diesen Zeiträumen aufbewahrt werden.

Des Weiteren ist in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) festgelegt, dass die Aufbewahrung revisionssicher zu erfolgen hat. Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat folgende zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung herausgegeben:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.
 

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